De flesta elfirmor fakturerar när de hinner. Jobbet blir klart på tisdagen, fakturan skrivs på fredagen eller nästa måndag, ibland ännu senare när det har varit en tung vecka. Det känns som att det inte spelar någon roll eftersom pengarna kommer ändå. Men väntan kostar mer än de dagar du förlorar, och det mesta av kostnaden syns aldrig som en egen rad.
Kunden betalar gärnast medan jobbet känns
Samma dag som du har bytt centralen är kunden nöjd. Strömmen är tillbaka, det är städat efter dig och du har förklarat vad du gjorde. Det är då fakturan känns rimlig.
Två veckor senare ser det annorlunda ut. Kunden minns inte längre att du fick riva upp en vägg för att hitta en skarv, eller att det tog en extra timme att leta fel. Nu är det bara en siffra på ett papper, och siffran ser hög ut. Det är då frågorna kommer: varför tog det sex timmar, vad är det här för material, sa du inte ett annat pris.
En faktura som kommer samma dag läses med jobbet färskt i minnet. Den ifrågasätts mer sällan och betalas oftare utan att kunden behöver ringa först.
Varje dag i bilen är en dag till på betalningstiden
Betalningstiden börjar inte när jobbet är klart. Den börjar när fakturan skickas. Har du 30 dagars betalningsvillkor och fakturerar två veckor efter jobbet väntar du i praktiken sex veckor på pengarna.
Räkna på din egen firma. Fakturerar du 75 000 kronor i veckan och alltid ligger två veckor efter, har du hela tiden 150 000 kronor utlånade till dina kunder, räntefritt. De pengarna behövs till löner, grossistfakturan och skatten, och de saknas just de veckor när det är som tyngst.
Passa också på att se över själva villkoret. Många kör 30 dagar av vana. För privatkunder fungerar tio dagar lika bra, och för mindre jobb räcker ofta ännu kortare. Kunden som är nöjd betalar inom några dagar oavsett vad som står, så det är de långsamma betalarna som villkoret egentligen styr.
Du glömmer det du inte skriver ner
Samma dag minns du allt. Den extra timmen när kunden ville ha ett uttag till i hallen. De tio metrarna kabel du tog från bilen. Dvärgbrytaren du fick byta när du ändå höll på.
En vecka senare har du gjort fyra jobb till, och det som inte står på ett papper finns inte längre. Det blir sällan fel åt kundens håll. Det är du som glömmer att ta betalt för materialet från bilen och den sista halvtimmen. På ett år blir det lätt tusentals kronor som du har gjort jobbet för men aldrig fått betalt för.
Det gäller särskilt extraarbeten. Ett tillägg som kunden sa ja till på plats ska stå på fakturan som en egen rad, med det kunden godkände. Ju längre tid som går, desto lättare blir det en diskussion om vad ni egentligen kom överens om.
Med rot väntar du två gånger
Drar du av rotavdraget på fakturan får du bara kundens del av pengarna från kunden. Resten begär du från Skatteverket, och det kan du göra först när kunden har betalat.
Fakturerar du sent skjuter du därför upp båda betalningarna. Först väntar du på kunden, sedan på Skatteverket. Avdraget är ofta en stor del av arbetskostnaden, så det är inte småpengar som ligger och väntar.
Julen är extra känslig. Ett jobb som blir klart före ledigheten och faktureras i januari ger dig rotpengarna först i februari, mitt i de veckor när firman har som minst in. Fakturera innan du går på ledighet, inte när du kommer tillbaka.
En tydlig faktura betalas direkt
Att fakturera snabbt hjälper bara om fakturan är lätt att förstå. En faktura som skapar frågor blir liggande tills kunden har fått svar.
- Hänvisa till offerten. Skriv att fakturan gäller det jobb kunden har godkänt, och använd samma rubriker som i offerten.
- Dela upp arbete och material. Kunden vill se vad hen betalar för, och med rot behöver arbetet ändå stå för sig.
- Lägg extraarbetet på en egen rad. Då ser kunden direkt att det är det hen sa ja till, och resten stämmer med offerten.
- Skicka den så att den går att betala i mobilen. Fakturan öppnas oftast på telefonen samma kväll. Kan kunden betala därifrån gör hen det.
Följ upp dagen efter förfallodagen
Den som fakturerar snabbt men aldrig påminner har bara flyttat väntan. Skicka en vänlig påminnelse dagen efter förfallodagen, inte när du råkar märka att pengarna inte har kommit.
Mot företagskunder har du dessutom rätt att lägga på 450 kronor i förseningsersättning när de betalar sent, utöver ränta. Skriv det på fakturan och ta ut det. En kund som vet att det kostar att vänta lägger inte din faktura sist i högen.
Gör det till en vana, inte ett beslut
Det svåra är inte att fakturera, det är att komma ihåg att göra det när du är trött efter dagen. Därför fungerar det bäst när det inte kräver ett beslut.
- Fakturera innan du startar bilen. Tio minuter på plats, med timmarna och materialet framför dig.
- Eller ha en fast tid varje dag. Klockan fyra skickas allt som blev klart under dagen, inget sparas till fredag.
- Dela upp stora jobb. Ett jobb som pågår i tre veckor ska inte ge en faktura först i slutet. Fakturera varje etapp när den är klar.
Sammanfattning
En faktura som skickas samma dag betalas snabbare, ifrågasätts mer sällan och tar med alla timmar och allt material. Med rot får du dessutom pengarna från Skatteverket tidigare. Korta betalningsvillkoret, påminn dagen efter förfallodagen och gör faktureringen till en fast del av dagen. Då slutar du låna ut pengar till dina kunder.